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Office 2010: foco en productividad

por David Gómez

Todavía cuando muchos usuarios en Uruguay no han dado el salto a Office 2007, dentro de unas semanas Microsoft estará finalizando la versión 2010, que se empezará a distribuir recién a mitad de año. La nueva entrega del paquete de aplicaciones de oficina más famoso llega con mejoras sustanciales en lo que refiere a colaboración y productividad. Pero lo realmente novedoso son las versiones web y móvil que complementan la experiencia de la suite en el PC.

Pasos inteligentes por parte de la compañía de Bill Gates ante el avance de la competencia, como lo es Google Apps en el entorno web, y los paquetes libres como Open Office. Con la versión 2010, Microsoft se siente más seguro que nunca. “Nuestra principal competencia es Office 2003�, señaló Daniel Levi, gerente de producto Office y Windows para Argentina y Uruguay.

Levi destacó que Office 2010 “se posiciona como la mejor experiencia en productividad a través de la PC, la Web y el celular�. Destacó, además, que el otro punto fuerte es la colaboración, que se lograr justamente al combinar estos tres escenarios y aprovechar los servicios web existentes que son utilizados por los usuarios y las empresas.

Office en la nube
Al respecto, se refirió a la inclusión de las Office Web Apps, que si bien no incluyen todas las herramientas que la versión de escritorio, la experiencia es igual a la que está acostumbrado el usuario. Sucede que la versión online fue pensada como un complemento, y no como un producto independiente. Lo mismo sucede para Office Mobile 2010.

Los usuarios hogareños podrán utilizar la versión web a través de su cuenta de Windows Live (ex MSN) para editar archivos que estén almacenados en SkyDrive, el servicio de almacenamiento online de Microsoft. Esto lo podrán hacer accediendo desde el navegador: se puede optar entee Internet Explorer, FireFox o Safari.

En el caso de los usuarios corporativos, estos podrán utilizar el servicio de SkyDrive, pero las empresas también podrán optar por utilizar sus propios servidores para almacenar los archivos; en este caso utilizando los servicios de Sharepoint para acceder a los datos. Esta es una ventaja respecto a Google Apps, que no ofrece la posibilidad de host propio.

Cambios generales
En términos generales, hay varias novedades que se aplican a toda la suite. Una de ellas tiene que ver con las funciones de copiar y pegar. Al respecto, Levi explicó que “un 20% de los clics que hace un usuario en Office tiene que ver con copiar y pegar datos, pero muchos terminan en ‘deshacer’ porque no queda como se esperaba�. Lo que se hizo fue agregar una función de previsualizar el pegado.

Otro de los agregados común a Excel, PowerPoint y Word es la coautoría, es decir, una modalidad que permite editar en simultáneo un mismo archivo por varias personas. Las particularidades es que se evita el sobrescribir, se pueden bloquear párrafos y ver los cambios que hace otro en tiempo real.

A su vez, en todos los casos, el menú que se desplegaba al apretar el botón circular con el logo de Office, se sustituyó por lo que se denominó ‘backstage’: se trata de una pantalla completa que simplifica el acceso e integra en un solo lugar todas las funciones de guardar, abrir, escoger plantillas, datos del archivo y previsualización de impresión, entre otras; la idea es que se evitan ventanas emergentes.

Power Point
Las dos grandes novedades en esta herramienta es que se puede guardar una presentación entera en formato video, respetando las animaciones y los tiempos; se lo almacena en formato WMA, en tres tipos de calidad. De hecho, también permite editar los videos que se inserten adentro, acortándolos o agregándoles efectos. La otra función tiene que ver con la posibilidad de hacer una transmisión online (broadcast) del PowerPoint que se distribuye como un link que se puede abrir desde el navegador de Internet.

Excel
“Ya no debemos visualizar a Excel como una planilla de cálculo, sino como una herramienta de inteligencia de negocios�, señaló Levi. Sucede que incorpora nuevas funciones como la posibilidad de crear gráficos dentro de las celdas, ver líneas de tendencia para conocer el comportamiento de una variable (sparklines) y la posibilidad de partir (slicers) las planillas en secciones para comparar porcentajes o tendencias. Y aún de más utilidad el complemento (add-in) de Excel denominado Powerpivot, que permite trabajar y analizar grandes cantidades de datos, incluso interactuar con bases de datos de SQL.

Correo

De Outlook 2010 ya habíamos adelantado algunas novedades, como la posibilidad de agrupar los mails como conversaciones (al igual que Gmail) y la conexión con redes sociales (Social Connector), que al mirar un correo permite ver información asociada al remitente, como mensajes, su perfil, fuentes RSS y actualizaciones de estado.

Versiones
Finalmente, Levi explicó que con la 2010 se bajó de ocho a seis las distribuciones de Office. La buena noticia, es que se incorporó la versión Starter, que se trata de un Excel y Word con funciones básicas, que vendrá incluida en las computadoras nuevas con Windows Vista o Seven. No se puede obtener como un paquete independiente, pero la contempla la facilidad de que para hacer un upgrade basta ingresar una clave, sin tener que hacer una nueva instalación.

© David Gómez | 2010 | Este artículo fue publicado originalmente en El Observador