Consejos para elegir un software de gestión

Por David Gómez | Editor

Los primeros programas informáticos para empresas estaban orientados a automatizar las tareas y funciones más rutinarias. En aquel momento –a fines de los 70’– se buscaba ganar eficiencia mediante la reducción de costos. Hoy sería un pecado pensar que el software solo puede hacer esto.
Las aplicaciones han evolucionado a la par de las necesidades de  las compañías.  Se han commoditizado. No se puede pensar en empresa sin un buen software de gestión. Sin embargo, para muchas directivos, elegir una aplicación para soportar los procesos de negocio puede ser todo un reto.
En sus comienzos, muchas empresas utilizan un software de nicho que gestiona determinados procesos de su sector. Estas aplicaciones pueden ser hechas a medidas o enlatadas, es decir, son soluciones para industrias específicas. Responden muy bien a las particularidades de cada negocio, pero terminan siendo una limitante cuando la empresa empieza a crecer y se diversifica en diferentes áreas de negocio.
En este contexto, se hace necesaria una solución IT capaz de integrar todos los procesos, gestionar cada área (finanzas, marketing, logística, RRHH), y aportar una visión global del negocio. Estas se conocen como sistemas de Planificación de los Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Un término que está en boga.
La implementación de un ERP resulta un enorme acto de fe. Se debe estar convencido que no se trata solo de usar un software; puede traer todo un cambio organizacional (ver recuadro). A su vez, la decisión correcta será diferente para cada empresa, dependiendo de sus necesidades y estructura, pero existen lugares comunes a la hora de elegir un producto. A continuación, algunas consideraciones para facilitar este proceso:

wAsesoramiento
Como se dijo, un ERP no es solo usar un programa. En ese sentido, para hacer una buena elección se necesita asesoramiento no sólo de técnico, sino también de profesionales que entiendan de su industria. Conviene conseguir asesores independientes, que no estén vinculados a una única solución tecnológica.

wEnlatados o a medida
Actualmente sería muy frívolo (o demasiado necesario) mandar a hacer un ERP a medida, habiendo tanta oferta que se adapta a las diferentes realidades de las compañías. En todo caso, hay que comprobar si la solución que necesita la empresa existe o no, y hasta qué punto servirá – no podemos obviar el costo.

wTamaño
Para algunos es trivial, pero el tamaño de la empresa es determinante. El grado de la inversión es directamente proporcional. Algunos ERP cuestan millones de dólares, sobre todo por la consultoría y el tiempo de implementación. También hay toda una inversión en equipos y tecnologías. La buena noticia es que el modelo de comercialización SaaS (software como servicio) reduce los costos. Para las PyMEs prácticamente quita la barrera de acceso. Desde unos US$ 100 por mes, se puede usar un ERP on line, que se accede desde el navegador y no se necesita invertir en infraestructura interna ni mantenimiento. Igual conviene hacer una consultoría.

wFortaleza del proveedor
Esta es una variable que muchas empresas ya tienen en cuenta. De hecho, es una barrera para las empresas IT que tienen buenos productos, pero muy poco historial y experiencia. Lo que hay que considerar es el soporte que brinde y la capacidad de reacción que tenga ante la necesidad de hacer cambios al ERP que afecten el negocio. Considerar un proveedor local puede ser ventajoso, pues entenderá mejor el contexto y le podrá responder in situ.

wImplementación
De cara a la analizar el proveedor, hay que tener en cuenta las referencias respecto al proceso de implementación. Los recursos y el tiempo dedicados a este, son el costo más alto de un ERP. Conviene evaluar la incorporación de cada sistema como un proyecto de inversión y analizar la competitividad y productividad lograda cuando ya esté en marcha.

wCompatible
El ERP debe ser lo más compatible posible con los sistemas que tienen que soportarlo y con las aplicaciones ofimáticas de apoyo. Seguramente ya cuente con algunas tecnologías (sistemas legacy), y lo mejor es aprovecharlas. A su vez, conviene que el ERP sea multiplataforma (para que no limite la elección de un sistema operativo) y soporte estándares.

wFlexible y parametrizable
Muchos de los ERP actuales son pre planeados, de modo que permiten acceder a muchas funcionalidades rápidamente. Pero al mismo tiempo deben ser parametrizables, para ajustarse a la realidad de la empresa y deben tener la capacidad de ser flexibles para adaptarse a los nuevos escenarios de crecimiento o cambios en el core business; de esa forma aseguran su vigencia.
Finalmente y no menos importante, el ERP debe asegurar estar al día con las mejores prácticas para cada negocio, y al mismo tiempo ser un facilitador para el cambio de los métodos y procesos actuales de una compañía antes que para automatizarlos.